Con la finalidad de legar a las generaciones actuales la memoria histórica de Oaxaca, el Gobierno de Gabino Cué emprendió en el año 201l, el rescate del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado, organismo encargado de resguardar la documentación de la administración pública estatal y que se encontraba en condiciones deplorables ante el poco interés y disposición de administraciones pasadas, para preservar la memoria histórica de Oaxaca.
El rescate del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado fue posible gracias a la intervención y apoyo de la Fundación Harp Helú, a través de la Asociación Civil “Apoyo al Desarrollo de los Archivos y Bibliotecas de México” (ADABI), mediante una inversión superior a los 42 millones de pesos.
Documentos que ante el almacenamiento inadecuado, la humedad, la poca ventilación y falta de mantenimiento, presentaban gran deterioro y estaban en riesgo de perderse en pocos años más de no recibir intervención alguna.
Ante esta situación, el trabajo inmediato emprendido por la ADABI se concentró en realizar procedimientos básico de estabilización -que son como los primeros auxilios- con la finalidad de detener los deterioros más grandes y apremiantes, que ponían en riesgo no solo la conservación del archivo, sino la propia salud de quienes lo tenían a su cargo y de quienes intentaran consultarlos.
Fumigación, limpieza y desinfección, fueron los principales procesos realizados, que han permitido rescatar -a la fecha- 88 mil 774 expedientes y 6713 libros que se encontraban en condiciones realmente precarias.
En este proyecto cultural de gran alcance, participaron 40 personas de la ADABI, quienes durante más de cinco años trabajaron de lunes a viernes, en un horario de 09:00 a 18:00 horas.
Los documentos fueron limpiados uno a uno, hoja por hoja, eliminando polvo y elementos ajenos a ellos, de diversa índole, que contribuían a su deterioro, desde clips oxidados y restos de insectos, hasta colonias de moho.
Dentro de este universo de documentos se desinfectaron 9 mil 109 expedientes, y se restauraron 10 mil 905; también se identificaron y estabilizaron 10 mil 803 fotografías, de las cuales, 896 requirieron de restauración. Asimismo, fueron restaurados 2 mil 592 libros en formato oficio y 343 de gran formato.
Entre los documentos interesantes destacan los dibujos que se realizaban a lápiz para describir una escena del crimen, antes de la invención de la fotografía. También existen más de 900 fotografías antiguas de reos, algunas cartas, poemas, postales, telas, placas de tránsito, minerales, balas extraídas de los cadáveres que son anexadas a los expedientes, los cuales es necesario conservar, sin que afecte el papel de los escritos.
Los documentos rescatados hasta la fecha representan el 85% de toda la documentación concentrada en el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado, ubicado en la calle Santos Degollado número 400, de la capital oaxaqueña, y corresponden a los fondos Gobierno y Hacienda del siglo XIX y XX, pilares de este organismo.
Estos documentos serán depositados para su resguardo y consulta tanto de investigadores, académicos, estudiantes y público en general, en la Ciudad de los Archivos, inmueble arquitectónico que se edifica en la Ciudad de las Canteras, y en el que se destina 570 millones de pesos.
Proceso de organización de los documentos
En este proyecto de rescate, los trabajos estuvieron a cargo de tres coordinadores, tres auxiliares y 15 analistas, quienes encabezaron los equipos de trabajo para realizar el traslado de los documentos, la clasificación, ordenación, resguardo e inventario.
El traslado consistió en movilizar los documentos del Archivo General, al edificio que alberga los laboratorios de la ADABI. Todo ello con la supervisión de la Dirección del Archivo; el área de Patrimonio y la Secretaría de la Contraloría.
La clasificación de los documentos se realizó mediante el análisis de la Institución, sus leyes y los decretos del Estado, formulando así cinco fondos: Gobierno, Hacienda, Justicia, Milicia y Registro Civil.
Como parte del proceso de organización, los documentos fueron identificados y clasificados en secciones, series y sub-series, separados en orden alfabético y cronológico, conforme a como se administraba el Gobierno durante los siglos XVII a mediados del siglo XX.
Una vez finalizados los procesos de clasificación y ordenación, los documentos fueron resguardados en cajas AG-12, especial para protegerlos y aislar los materiales de la luz excesiva, humedad y polvo.
Finalmente se realizó el inventario de cada documento y caja, para tener un mayor control y facilitar su consulta.
INFORMACIÓN ADICIONAL
- Los libros fueron limpiados con brocha, hoja por hoja, para remover la cantidad de polvo y elementos ajenos que contribuyen al deterioro del papel.
- Para eliminar y desactivar la acción de hongos y bacterias, algunos documentos fueron fumigados en una cámara especial.
- A fin de recuperar y evitar la pérdida de la información en documentos gravemente dañados por hongos, termitas, escarabajos, cucarachas y ratas, estos fueron intervenidos mediante un proceso denominado laminado, consiste en adherirles un soporte de papel japonés, para su fácil manipulación.
- La restauración de libros fue desde sus hojas, hasta su encuadernación, procurando rescatar la mayor cantidad de sus elementos originales como tipo de cartón, textiles, fibras vegetales, piel, elementos metálicos, entre otros.
