Oaxaca de Juárez. Personal de la Secretaría del Ayuntamiento capitalino, presidida por Marcos Martínez Guzmán, a través del Archivo General de Oaxaca de Juárez visitó las 13 agencias municipales y de policía, para realizar un diagnóstico del acervo documental y de las condiciones del lugar que se tiene en uso como archivo.
Esta acción forma parte del “Programa de Desarrollo Cultural de Archivos”, que tiene como objetivo conocer e identificar las condiciones de los archivos respecto la conservación, organización, sistematización y preservación de la información que se genera en el área, con el fin de crear una cultura entre los agentes municipales y policía sobre la importancia que reside en la preservación de la documentación, testimonial e informativa.
Al realizar las visitas en compañía de los agentes municipales y personal administrativo, la Jefa del Departamento del Archivo General, Adriana Ramírez Aragón explicó que lo que pretende el Gobierno de José Antonio Hernández Fraguas es conocer el estado de los archivos documentales con los que cuentan las agencias, generados durante las administraciones anteriores.
Lo anterior, con el fin de evaluar las condiciones de cada una de las 13 agencias y coadyuvar con los agentes municipales y de policía para la integración de un modelo que les permita mantener ordenados y disponibles todos los documentos.
“Los Órganos Auxiliares de la administración municipal como lo son las Agencias Municipales y de Policía, no cuentan con una cultura archivística administrativa para la conservación de la documentación que se acumula a lo largo de la gestión administrativa, por lo que en muchas ocasiones, se llegan a perder documentos históricos de valor incalculable, debido a la falta de conocimiento en la materia”, expuso.
Por ello –la funcionaria municipal declaró – es responsabilidad de cada agente mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información.
Informó que los archivos que se encuentran en las 13 agencias deben estar debidamente clasificados en tres ramas: el archivo de trámite es el que se genera día con día en el área, así como todo aquel que no ha perdido su valor administrativo, puede ser de anteriores administraciones pero sigue vigente.
El archivo de concentración es aquel que ya perdió su valor administrativo pero todavía cuenta con valor jurídico, contable o fiscal y este debe ser conservado durante determinado tiempo hasta por más de 10 años. En cuanto al histórico, no todo lo que se tiene de administraciones pasadas es considerado histórico, para eso debe cubrir determinados criterios y condiciones.
En este tenor, Ramírez Aragón ejemplificó que en la agencia de San Luis Beltrán cuentan con documentación del año 1941, así como documental fotográfico desde el primer agente municipal en la administración 1943-1944 a la fecha, mientras que en San Felipe del Agua cuentan con documentación del año 1823, los cuales una vez revisados podrá determinarse el valor histórico con el que cuentan, ya que pueden contener información relevante sobre hechos o acciones que ayudaron en el crecimiento de las agencias.
Derivado de estas acciones, la funcionaria municipal explicó que se busca que los agentes municipales y de policía integren un modelo que les permita mantener ordenados y disponibles todos los documentos, a fin de facilitar el acceso expedito a la información y con ello, cumplir con los principios de reserva, confidencialidad, disponibilidad, eficiencia, localización expedita, integridad y conservación, tal y como lo establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca.
Por último, declaró que el Departamento del Archivo General tiene proyectada la realización de un taller de sensibilización de cultura archivística, en el cual se abordarán temas como el resguardo, difusión y acceso de archivos de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultura, así como la administración de documentos y el uso de tecnologías para la mejor administración de los archivos.
Será a través de talleres cómo se dé a conocer la normativa en relación a los archivos, así como la implementación de formularios y estrategias para organizarlos y depurarlos, además de fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos de especial relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
